Quy định về hợp đồng trước đăng ký giải quyết điều gì?
Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép người thành lập ký các hợp đồng phục vụ việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký. Khi được cấp đăng ký doanh nghiệp, có quy định về tiếp tục quyền nghĩa vụ và chuyển giao theo Bộ luật Dân sự, trừ thỏa thuận khác. Trường hợp không được cấp đăng ký cũng có trách nhiệm đối với người ký và những người cùng tham gia thành lập theo điều luật.
Ý nghĩa thực hành là phải thể hiện đúng người đang giao kết và phương án xử lý tiếp theo. Điều luật không biến mọi giấy giữ chỗ thành hợp đồng của một pháp nhân chưa tồn tại, cũng không thay việc rà soát điều kiện của giao dịch cụ thể. Khi sử dụng, đối chiếu Luật Doanh nghiệp và các sửa đổi hiện hành, cùng nội dung hợp đồng được dự kiến.
Phân biệt người sáng lập, người sử dụng và người ký
Một người đi xem phòng có thể là người sáng lập, trợ lý dự án hoặc người được nhờ tìm văn phòng. Vai trò đi xem không tự đồng nghĩa có quyền ký và cam kết tiền. Trong brief, nêu rõ ai ra quyết định, ai ký hiện tại và ai sẽ đại diện doanh nghiệp sau này nếu được thành lập.
Không đưa mã số doanh nghiệp chưa có hoặc tên công ty dự kiến vào trường thông tin như dữ liệu đã được cấp. Có thể mô tả mục đích giao dịch phục vụ thành lập, nhưng cách trình bày và chứng từ cần được người có chuyên môn xác nhận. Phần đúng chủ thể giúp cả bên thuê và nhà cung cấp tránh phải sửa lại toàn bộ khi đến ngày bàn giao.
| Vai trò | Thông tin cần xác nhận |
|---|---|
| Người liên hệ | Ai nhận báo giá và phối hợp xem phòng |
| Người ký hiện tại | Căn cứ ký, giấy tờ và trách nhiệm cam kết |
| Người thanh toán | Tài khoản, nội dung chuyển và chứng từ |
| Doanh nghiệp dự kiến | Tên dự kiến và trạng thái hồ sơ, chưa coi đã tồn tại |
| Người ký sau thành lập | Người đại diện hoặc ủy quyền phù hợp khi có căn cứ |
Giữ chỗ cần có thời hạn và điều kiện xử lý tiền
Một thỏa thuận giữ chỗ nên nói rõ phòng hoặc gói nào, giữ đến thời điểm nào và số tiền phục vụ mục đích gì. Hỏi trường hợp công ty thành lập chậm, thay địa chỉ, đổi nhu cầu hoặc không tiếp tục thì khoản tiền được xử lý như thế nào. Không nên hiểu “để em giữ giúp” là một cam kết đủ điều kiện để chuyển tiền.
Tiền giữ chỗ, tiền cọc bảo đảm và tiền thuê trả trước cần được phân biệt. Cách gọi không thay nội dung thỏa thuận. Bộ luật Dân sự có quy định về đặt cọc, nhưng kết quả áp dụng phải xem mục đích và thỏa thuận của hợp đồng cụ thể, không tự suy từ một chính sách được truyền miệng.
Nếu cần địa chỉ để chuẩn bị hồ sơ, xác nhận thời điểm nào được sử dụng và tài liệu nào bên cung cấp có thể phát hành. Việc cho xem hoặc giữ phòng không tự đồng nghĩa đã cấp toàn bộ quyền sử dụng địa chỉ.
Chuẩn bị bước chuyển giao ngay trong đề nghị hợp đồng
Khi doanh nghiệp được thành lập, các bên cần biết hồ sơ nào phải bổ sung và hình thức ghi nhận quyền nghĩa vụ tiếp theo. Có thể cần văn bản chuyển giao, thỏa thuận hoặc cách xử lý phù hợp theo hợp đồng và pháp luật. Không chỉ thay tên trong phần đầu rồi bỏ qua khoản tiền đã thanh toán, tài sản hoặc công nợ.
Ghi những nội dung phải đối chiếu: tiền cọc của ai đang được giữ, tiền thuê đã tính cho kỳ nào, quyền sử dụng từ ngày nào và chứng từ nào cần được kế toán rà. Người ký ban đầu có được giải phóng trách nhiệm nào hay không phải được làm rõ; không tự giả định mọi nghĩa vụ tự biến mất sau khi có mã số doanh nghiệp.
| Nội dung | Cần chốt |
|---|---|
| Chủ thể | Thông tin doanh nghiệp và căn cứ người ký |
| Quyền sử dụng | Địa chỉ, phòng/gói, ngày hiệu lực |
| Tiền đã nộp | Cọc, trả trước và đối soát |
| Nghĩa vụ còn lại | Giá, kỳ thanh toán và trách nhiệm của các bên |
| Chứng từ | Văn bản và kế toán xác nhận cách xử lý |
| Trường hợp không tiếp tục | Điều kiện kết thúc và tiền được hoàn hoặc xử lý |
Đừng để kế hoạch chậm trở thành khoảng trống trách nhiệm
Thành lập doanh nghiệp có thể không theo đúng ngày dự kiến của người tìm phòng. Trong thỏa thuận, nên xác định việc thông báo, kéo dài giữ chỗ nếu có và bên nào có quyền chọn tiếp tục hoặc kết thúc theo điều kiện. Không chờ ngày giữ chỗ hết hạn mới hỏi quyền của mình.
Nếu công ty chưa được thành lập, không coi đó là lý do tự động không phải thực hiện mọi cam kết. Điều 18 có phần xử lý trách nhiệm khi không được cấp đăng ký; chi tiết cần được rà với hồ sơ và bên ký. Vì thế, người sáng lập nên hiểu số tiền đang cam kết và phạm vi rủi ro trước khi chuyển, không chỉ xem mức ưu đãi thuê.
Thông tin nên gửi NORAHWAY trong giai đoạn chuẩn bị
Hãy nêu tình trạng chưa thành lập, thời điểm dự kiến, loại nhu cầu địa chỉ hay phòng riêng, người liên hệ và người có thể ký. Đề nghị xác nhận hình thức giữ chỗ hoặc hợp đồng có thể cung cấp; không mặc định NORAHWAY có một cơ chế chuyển chủ thể áp dụng giống nhau cho mọi khách.
Trước khi ký, chuyển dự thảo và lịch tiền cho người rà soát pháp lý/kế toán phù hợp. Bài giúp chuẩn bị đúng câu hỏi, không tự tạo hợp đồng thay doanh nghiệp. Khi các vai trò và mốc chuyển giao rõ, lựa chọn không gian mới có thể đi tiếp mà không gây rối hồ sơ ở bước sau.
Chuẩn bị cả ba nhánh: được thành lập, chậm kế hoạch và không được cấp đăng ký
Điều 18 Luật Doanh nghiệp cho phép người thành lập giao kết hợp đồng phục vụ việc thành lập và hoạt động trước hoặc trong quá trình đăng ký. Theo nội dung điều luật được cơ quan nhà nước trình bày, khi được cấp đăng ký thì doanh nghiệp tiếp tục quyền, nghĩa vụ và các bên thực hiện chuyển giao theo quy định, trừ thỏa thuận khác. Nếu không được cấp đăng ký, người ký chịu trách nhiệm; những người cùng tham gia thành lập thuộc trường hợp nêu trong điều luật cùng liên đới chịu trách nhiệm.
Từ khung đó, hãy chốt trước cách xử lý tiền, thời hạn giữ chỗ và mốc chuyển giao trong dự thảo của chính bạn. Trường hợp kế hoạch chậm không nên bị bỏ trống: cần biết ai thông báo, ngày nào xem lại và có được kéo dài giữ chỗ hay không. Bài không xác định thay chuyên viên khoản giữ chỗ cụ thể là đặt cọc hay kết luận hậu quả của một tranh chấp.
Một tên công ty dự kiến chưa phải dữ liệu đã được cơ quan cấp. Ghi rõ ai ký ở thời điểm hiện tại và mục đích giao dịch. Khi bổ sung hồ sơ thành lập sau này, không chỉ thay phần tên rồi bỏ qua tiền đã nộp, kỳ dịch vụ và trách nhiệm còn tồn tại.
| Tình huống | Việc phải đối chiếu | Không được mặc định |
|---|---|---|
| Được cấp đăng ký | Quyền/nghĩa vụ chuyển giao, tiền đã nộp và người đại diện | Người ký ban đầu tự hết mọi trách nhiệm chỉ vì có mã số |
| Chậm hơn dự kiến | Thông báo, thời hạn giữ và cách gia hạn được chấp thuận | Phòng tiếp tục được giữ miễn phí vô thời hạn |
| Không được cấp hoặc không tiếp tục | Trách nhiệm bên ký và cách xử lý theo luật/thỏa thuận | Chưa có công ty thì mọi cam kết đều vô hiệu hoặc không phải trả |
Lập danh mục chuyển giao cùng lịch tiền và quyền sử dụng
Phiếu chuẩn bị nên chỉ có thông tin vai trò, trạng thái và mục cần rà soát. Trong hồ sơ trao đổi qua kênh thích hợp, các bên mới đối chiếu chủ thể, căn cứ ký, tiền đã thanh toán, kỳ đã dùng và chứng từ cần xử lý. Không đưa căn cước, bản đăng ký hay chi tiết tài khoản thanh toán vào công cụ công khai.
Tại NORAHWAY, cần hỏi rõ đang giữ một phòng riêng, một chỗ ngồi hay chuẩn bị dịch vụ địa chỉ, ở Điện Biên Phủ hay Nguyễn Thị Minh Khai. Giữ lịch xem không đồng nghĩa giữ phòng; giữ phòng cũng chưa tự cấp quyền dùng địa chỉ. Mẫu trong bài giúp gửi một yêu cầu đủ rõ để nhận phương án, không thay hợp đồng của bất kỳ bên nào.
Đầu ra nên là một xác nhận có người chịu trách nhiệm cho từng mốc. Người dùng kiểm tra và đánh dấu những phần đã được giải thích; không có điểm tổng tự kết luận đã đủ điều kiện ký hoặc đăng ký doanh nghiệp.
Chuẩn bị giữ chỗ trước khi thành lập
Ghi đúng bên cam kết và xử lý cả trường hợp kế hoạch không hoàn thành.
Các lựa chọn chỉ ở trong phiên trang. Không tự gửi lead, không lưu hồ sơ và không gửi số đã nhập hoặc nội dung phiếu trong sự kiện tương tác.
Đánh dấu theo căn cứ đã đối chiếu
Mục đã đánh dấu không tự xác nhận hoàn tất hồ sơ, quyền ký hay quyền sử dụng không gian.
Không phải hợp đồng, ý kiến pháp lý riêng hoặc cam kết giữ phòng. Không đưa giấy tờ cá nhân và tài khoản thanh toán vào công cụ.
Khung chuẩn bị giao dịch trước thành lập và nguồn Điều 18, không phải mẫu hợp đồng đã được tư vấn pháp lý phê duyệt. Cơ chế giữ chỗ, chuyển giao, hoàn tiền và xử lý chứng từ cần xác nhận theo giao dịch cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có công ty thì có thể chuẩn bị hợp đồng không?
Có cơ sở về hợp đồng trước đăng ký tại Điều 18, nhưng cần đúng người ký và nội dung phục vụ việc thành lập/hoạt động, cùng rà soát trường hợp cụ thể.
Có nên ghi tên dự kiến như công ty đã tồn tại?
Không. Thông tin phải phản ánh đúng tình trạng tại thời điểm giao kết.
Có mã số doanh nghiệp rồi cọc tự chuyển tên?
Cần đối chiếu và ghi nhận cách chuyển quyền nghĩa vụ cùng khoản đã nộp; không nên chỉ sửa tên trên biểu mẫu.
Thành lập không được thì có luôn nhận lại cọc?
Không thể kết luận chung. Xem điều kiện giữ chỗ, đặt cọc, trách nhiệm theo luật và hợp đồng.
Nguồn và thông tin tham khảo
Các nguồn dưới đây hỗ trợ thông tin sản phẩm, pháp lý hoặc kỹ thuật được nêu trong bài. Bảng tính, checklist và tình huống ghi là minh họa là công cụ biên tập, không phải dữ liệu khách hàng hay kết quả khảo sát.
- Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 · Điều 18, 42, 44Khái niệm và nguyên tắc trong văn bản gốc, đọc cùng sửa đổi hiện hành.
- Luật 76/2025/QH15 sửa đổi Luật Doanh nghiệpVăn bản sửa đổi, không phải ý kiến pháp lý riêng cho người đọc.
- Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 · Điều 328 và quy định liên quanNguồn văn bản pháp luật; cách áp dụng cần xem hợp đồng cụ thể.
- NORAHWAY · Văn phòng riêngThông tin sản phẩm công khai; không phải xác nhận tồn kho từng phòng.
- NORAHWAY · Văn phòng ảoPhạm vi giới thiệu dịch vụ địa chỉ; điều kiện theo hợp đồng.
- NORAHWAY · Dịch vụ doanh nghiệpNhóm nhu cầu hỗ trợ, không phải hợp đồng trọn gói.
- Cổng thông tin Đà Nẵng · Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp, Điều 18Nguồn cơ quan nhà nước trình bày ba khoản Điều 18. Không thay việc rà thỏa thuận giữ chỗ, trách nhiệm hoặc chứng từ của từng khách.